社内システムの紹介

社内システムの紹介 　業務にコンピュータを利用するメリットとして、業務データの蓄積、業務の定番化・自動化、情報の共有化、ペーパーレス化等が挙げられます。

　コンピュータを有効的に利用すれば、作業効率のアップやコストダウンに繋がり、お客様へのサービスを向上させることができます。身近な業務でもコンピュータ化することで、もっと作業効率を向上させて無駄を省ける部分が見つかるはずです。

■基幹業務をシステム化 
○売上・入金・仕入・支払・見積・受注・発注・在庫管理など、基本的な
  定型業務を『HIT販売仕入』によりシステム化。
  
○給与計算を『HIT給与管理』によりシステム化。

それ以外の業務でもいろいろシステム化を行っています。
●サポート契約管理（定期売上処理）
サポート契約管理（定期売上処理） 　毎月または毎年１回定期的に売上を計上するサポート契約を入力しておきます。自動的に売上データを作成するので、納品書の一括発行や計上漏れを未然に防ぐことが可能です。
　また、未契約・契約済み等の区分により契約状況も把握できます。運用上、物件毎に営業担当者・システム担当者を登録するため、ユーザから問合せがあっても、素早く担当者を調べる事ができます。
●営業集計処理
　営業マンが１日の営業活動を日報として入力します。新規訪問や既存ユーザのフォロー等、営業の行動パターンに応じた区分を設定してあるので、訪問件数やクロージングまでの時間集計等が把握できます。営業マン毎に動向が集計されるため、バランスのとれた営業活動に結びつけることができます。 営業集計処理
●作業集計処理
作業集計処理 　SEが作業した内容を日報として入力します。作業内容毎や受注物件毎に集計することで、現状の作業状態が把握できます。このデータを元に、無駄な作業や不適正な価格の改善を検討します。
●顧客対応処理
　顧客から受けた問い合わせやクレームの内容と時間を記録します。定期的にデータの内容について分析を行い、問い合わせ件数を減らすための対策を検討します。
　また、商品企画・強化にも役立てています。		 顧客対応処理
●修理依頼処理
　修理や新品交換の際、依頼内容データを入力します。電話や口頭での曖昧な依頼を廃止し、各メーカーに対して確実に作業を依頼します。修理の履歴や修理の完了状態が把握できるため、ユーザからの問い合わせにも有効です。
●貸出機器管理
　ユーザのシステム運用支援として貸出した社内機器の状況を管理します。
●作業依頼書出力処理
　営業マンがSEに対して作業依頼データを入力します。システム構成が明確になるので、セットアップ機器の取り違えやインストールミスを防ぐ事ができます。
●時間外届け・精算書出力処理
　出張旅費精算や仮払いの伺い書データを入力します。交通費・日当・宿泊費等のよく使う項目が引用できるため、精算業務を簡略化できます。
●受注売上報告書出力処理
　月末に報告する受注・売上データを入力します。このデータを元に受注売上報告書を作成します。
●時間外届け出力処理
　時間外届けのデータを入力します。入力を簡略化するため、作業集計処理のデータから参照入力が可能です。
●財務管理ソフトの活用
　財務管理ソフトを導入して財務データを管理しています。
　HIT販売仕入の業務画面を開いたまま財務管理ソフトを利用できるため、入力データの照合が容易にできます。
●ファームバンキングの活用
　ファームバンキングの入金照会を確認しながら、タイムリーで正確な入金データを入力します。また、支払業務の簡素化・省力化にも役立てています。
●インターネットへの常時接続
　社内のすべてのPCからインターネットを常時利用できる環境を用意しています。
　ブロードバンドな回線(ASDL)と接続用のサーバを用意し、快適な環境を構築しています。
●電子メールの活用
　社内のメール環境を利用して連絡事項やトラブル対処方法を素早く伝達して意識統一を図ります。
　外出している営業マンへの連絡は、携帯電話へメール送信する事により営業活動を阻害しないようにしています。また、取引先との連絡業務にも利用しています。
●Webサーバの開設
　インターネットにWebサーバを公開して情報発信しています。
●Webサイトの活用
　機器やソフトの最新情報の収集や提案書・資料作成の題材探しにWebサイトを利用しています。
●コンピュータウィルス対策
　インターネットに接続するPCがウィルスに感染しないように、サーバ上で動作するウィルス対策ソフトを導入し、一元管理しています。
●FAXサーバの活用
　FAXサーバを設置して、無駄なコストの削減やペーパーレス化を推進しています。
●MS-Officeの活用
　Excel・Word等を利用して、障害処理票や進捗管理等、様々なワークシートを作成しています。